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新形势下商协会秘书长的角色定位

作者:汪荣华来源:武汉市中小企业信用协会



党的十八大以来,行业商协会获得了快速发展,并且在经济贸易等广泛的领域承接了政府下放的职能,在贯彻党和国家的方针政策、为政府和企业提供服务等方面发挥着越来越重要的作用。中办、国办《关于促进工商联所属商会改革和发展的实施意见》出台,商协会的重要性和地位是不言而喻的。规范商协会行为,提高商会地位,这对于商协会秘书长来说,就意味着担子越来越重,工作越来越难做,责任越来越大,会员要求越来越高了。主要体现在:一是要求高了。会员的想法越来越多,要求越来越高,做的事越来越细;二是职责重了。秘书处的主要工作是维持商协会的正常运转,履行的是服务职能,塑造的是商协会形象,保障的是正常运转,担子很重;三是难度大了。秘书长要适应会员企业发展的节奏和要求,做到快速反应,热情服务,有机协调,高效运转,无形中加大了工作的难度。


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在新形势下,怎样将商协会这样一个松散型非营利性社会组织办成有生命力、凝聚力、向心力、影响力的社团组织呢?


最关键的是秘书长的热心付出和务实运作。首先秘书长要摆正位置,准确定位,放平心态。同时,要有高度的责任心和甘愿为会员服务的思想,要站在商协会的角度看自己,站在会员的立场上说话和办事。其次,要具备一定的业务素质和管理素质,要把商会当成“家”,要有奉献精神,要把商会工作作为自己的事业来做,全身心地投入,这是做好秘书长的前提。


通过多年工作实践,我深切体会到,要成为一名合格的商协会秘书长,当好五个“手”:一要当服务员,做扶助会员企业发展和为会员排忧解难的帮手;二要当小管家,抓好行政事务接待工作,做当家理财的能手;三要当参谋长,积极出谋献策当好会长的助手;四要当公关者,做沟通协调和处理各方面关系的高手;五要当活动家,做联络联系,整合社会资源的名手。


具有四个“心”:


一有热心。只有具备一颗热爱商协会,关注商协会,心里装着商协会大大小小事情的热心,才能把商协会当成自己的“家”,经营好商协会;才能积极热忱地为会员排忧解难,服好务;


二有爱心。对商会、对会员有了爱心,才能加强与会员、理事、副会长的沟通和交流;才能让他们感到被重视、被关心和被需要;才能增强商协会的凝聚力,对商协会有所奉献;


三有责任心。有了责任心,才能时刻想着商协会,义无反顾地全身心投入;才能心甘情愿地付出,任劳任怨地做事,把该做的事情做好。


四对会员有包容心,才能海纳百川,心胸开阔,不计前嫌,不管闲言碎语,不论得失;才能凝聚力量,团结共事。


做到五个“勤”:


一是脑勤,出谋划策想点子。商会秘书长就是参谋、助手,平时就要做好规划、安排计划,想点子、出主意,常把商协会的事情装在脑袋里,勤向会长汇报;


二是心勤,心系会员解难题。全心全意为会员服好务,和他们打成一片,心中时刻装着会员,想会员之所想,为他们牵线搭桥,为他们做些实实在在的事情,帮助他们解决难题和困难;


三是嘴勤,联络沟通常交流。常和他们联系通气、交流谈心,问长问短、问寒问暖,将商协会的有关事情及时告知他们;


四是手勤,多写信息快传送。制定各项规章制度,编发简报、网络信息,将有关本会的一些会议活动、工作信息和上级的有关工作、培训咨询等信息书写出来,及时告知、传达、发布出去,并向上级有关部门报送,以此提高商会知名度;


五是腿勤,深入基层多了解。经常走访、调研会员企业,了解他们的困难、需求及建议。


对秘书长来说,商协会工作则如同一种信仰,无论你选择了商协会,还是商协会选择了你。相信你一定具备了各种“能力”,一定有“过人之处”。在商会工作久了,时常扪心自问,作为一个秘书长,要同时具备以下几种能力。


号召力


一项会议基本上能做到高度认同、多数认同,有强烈的追求目标和实现理想的欲望。


策划力


策划是一个完整的构思、分析、研究、建议、决策、实施的全过程。策划力也是一个综合概念,它包括分析力、想象力、运筹力、证明力、综合力等等。


组织力


就是设计组织结构和配置组织资源的能力。


协调力


协调力包括人际关系协调力和工作协调力两个方面。协调力是聚分力为合力的能力,是变消极因素为积极因素的能力,是动员和组织会员、充分调动积极性的能力,是化解矛盾纠纷、消除误会的能力。


执行力


执行力包括个人执行力和团队执行力。个人执行力指秘书长本人,团队执行力是指以秘书长为首的“秘书处团队”。从个人来说,把理事会或领导的决策和想法变成行动,把行动变成结果,保质保量完成任务。从团队来说,把战略决策持续转化成结果的满意度、精确度、速度,表现出整个团队的战斗力、竞争力和凝聚力。


任何一个人都是一个没有人可以替代的独立个体,但对于某些工作岗位来说,能胜任的却大有人在,甚至趋之若鹜。商会秘书长就是这样一个“位置”。所以,商会秘书长一定要具有自己相对的“不可替代性”的能力。


具备较强的综合能力


综合能力,是一种集大成的能力。有人总结了“官场”两个字:写、说。


具体而言:


写:就要写得妙笔生花


说:就要说得天花乱坠


实际上,这只是衡量个人写作、演讲、接待(应酬)和宣传四个方面。商会秘书长不仅要做到以上四个字,还要会听、玩、走、聚、治。


听:听心声、听意见


玩:玩出花样


走:多走动,勤走访


治:以服务促治理


聚:聚合起来


而商协会有多个部门岗位,不少商会设置了办公室、会员部、活动部、商务部、宣传部、外联部、公益部,以及各类专业委员会等十多个部门。真可谓:麻雀虽小,五脏俱全。绝大多数商会工作人员就有两至三人,或四至五人,根本不可能因岗定人,只能一人多岗、一人多职。


所以,作为秘书长要全部了解或部分精通商协会的岗位,这也决定了秘书长是个“技术活”。诸如:办公室的资产管理、财务;会员部的信息收集、整理以及会员发展、维护;活动部的策划、组织、协调、实施;商务部的项目包装、谈判、拓展、开发;宣传部的写作、编辑、设计、拍摄、制作、媒体运营;外联部的联络、公关等等。


凡是工作五年以上的专职秘书长,都具备了一定的个人综合能力,积累了丰富的办会经验。而对于商会新人来说,只有不断总结、不断学习、不断提高,做个有心人,才能快速度过“磨合期、适应期”,进入“成长期”,成为商协会工作的“行家里手”。


不断地学习提升自己


学习是成长的方式,学习力就是学习动力、学习毅力和学习能力的总和。没有学习力就没有竞争力。商会工作说简单很简单,说复杂也很复杂,简单就是服务的对象非常单一,就是企业和企业家;复杂就是点多线长面广,涉及不同领域,涵盖不同企业家群体。


秘书长不可能是全才,也不是浮于表面的“万金油”,但要一专多能。秘书长不是大杂烩,什么东西都学,什么东西都不精,一定要业有所精,在某方面必须是专家。


首先,商协会作为国家和社会综合治理的主体之一,要和“党政军民学”打交道,与他们打交道就要了解他们,熟悉他们的话语体系,为商会借力、谋局、织网、造势。


其次,商协会作为社会组织,有社会组织的共同特征,即:组织性、民间性、非营利性、自治性、志愿性、公共性,还有商会的特征:互益性、自律性、法人性。

作为商协会秘书长,要全面了解商会发展的基本规律、运作模式、改革路径、创新方向等方面,只有理论自信和道路自信,才能让商协会运营不再焦虑。再者,商协会是由企业构成的,要清楚产业、了解行业、熟悉企业、理解创业,急企业之所急,想企业之所想,企业的热点、焦点、重点、难点、痛点,一切尽在掌握。


总之,秘书长要时时学、处处学,养成不懈追求新知识、不断研究新情况、努力探索解决新问题的好习惯,做提高学习力的实践者。


秘书长一定要有气量


作为商协会的秘书长,一定要有气量。不仅如此,还要能吃气、受气、忍气。因为你的位置,决定了你的“境遇”,你也许委屈,也许不服,但这就是你的选择。

“商会好不好、强不强,就看秘书长”,一个商会的强、优、大、活、新,是大家集体努力的结果。一个商会的散、小、弱、乱、差,那就是你的主要责任。

你可能面临着一百种客观因素,一千个困难问题,一万名性格迥异、诉求不同的会员,但大家就对着你一个人。用放大镜、显微镜、望远镜来审视你,让你无处可逃。


一场活动、一次接待、一个会议、一纸发言、一篇报道、一份文件、一封贺信、一个桌签等等,商会的方方面面、角角落落、大大小小,你马虎不得。100-1等于0,有时一点失误,前功尽弃,什么功劳苦劳操劳,顿时灰飞烟灭。


人都是感情的动物,但在商会里,你感动天感动地,就是感动不了一些人。他们认为:你再勤奋、坚持、耐心、拼搏、刻苦、努力、专注、敬业,都是应该的,都是必须的,都是天经地义的。相反,秘书长谈薪酬、待遇、福利、上升空间、职业规划等等,都是不对的、不该的、不合时宜的。


你包容了商协会,包容了大家,包容了一切,很多人就是无法包容你,这就是你的角色定位。


所以,作为秘书长,你在商会中每一步如何走,每个人如何处,每件事如何做,都是有学问和艺术、方法和规则、原则和底线的。


在这条路上,你可能会遇到谩骂、攻击、中伤、诋毁;也可能有举报、挑拨、造谣、恐吓;更会有误解、误会、委屈、痛苦;更多的是困惑、迷茫、无助、失落。

那么,怎么办?既然你无法改变世界,就要锻造自己:能吃气,是勇气;能受气,是胸襟;能忍气,是境界。


专职秘书长的未来


“商会好不好,主要看秘书长”。


秘书长是商会日常运转的负责人,一个商协会整体是否具有活力、运营得是否顺畅、决策执行是否到位、服务是否让会员满意、对外宣传联络是否有力等等,主要取决于秘书长。


夹缝中“奋斗”的秘书长们,在助人为乐、成人之美的同时,谁会重视他们?谁又能倾听他们的心声?谁又能对他们的职业生涯进行规划?未来“出路”又在哪里?


一般在商协会工作两届理事会或五年以上的专职秘书长,就不得不对自己的职业生涯进行规划。结合具体的人事案例,目前主要有三点途径:


01 实力型,回归企业


商会平时做的就是服务企业、服务会员的内容,接触企业近水楼台、得天独厚,但是商会秘书处工作做好了,未必在企业里就能胜任。企业不养懒人、闲人,所以秘书长一定要具有实力,平时多加强自我提升,才能在企业站得稳、行得快。


02 魄力型,大胆创业


在商协会工作最大的优势,就是能够见证无数中小微企业的成长,在为中小微企业服务的同时,积累了大量的经验和资源,所以创业是商协会秘书长一个成功概率较大的选择。


03 毅力型,坚持从事社团工作


商会属于社团组织,秘书长属于社会工作者。随着社团组织大发展,未来专职秘书长缺口会越来越大,“职业秘书长”会适时出现并具有“高能力、高薪酬、高流动”的诸多特点。一朝踏进商会门,终生都是“社团人”。


总之,我认为秘书长要做的工作就是联络、协调、服务、落实,重要的是摆正位置,当好角色,履行职责,服好务,为商会发展尽心尽力,甘愿付出和奉献。


编辑:张晓沙